People first, Technology (erp software) second
Seperti kita ketahui, sistem ERP sangat kompleks dan terus berkembang. Fitur dan fungsi baru terus ditambahkan sementara vendor ERP berusaha cepat memperluas fungsionalitasnya. Berbagai jenis perangkat lunak ERP dan opsi penyebaran lebih lanjut menambahkan kompleksitas pilihan untuk organisasi yang akan menggunakan perangkat lunak baru.
Meskipun lanskap teknologi sistem ERP berubah dengan cepat, variabel yang paling penting bagi keberhasilan ERP tidak berubah selama belasan tahun terakhir. Isu yang selalu relevan berkaitan dengan personil yang berperan dalam keberhasilan atau malah menghancurkan sebuah implementasi ERP, namun tidak jarang eksekutif dan tim proyek memiliki kecenderungan untuk mengabaikan hal-hal penting ini.
Tapi, ada kabar baik: satu hal yang membuat orang belum benar-benar berubah adalah, keefektivitas serta manajemen personil selama transformasi bisnis ini akan menentukan apakah proyek implementasi software berhasil atau gagal.
Organization Change Management (OCM)
Hal ini menjelaskan mengapa Organization Change Management (OCM) adalah aspek yang paling penting dari setiap transformasi bisnis seperti CRM, ERP atau implementasi perangkat lunak perusahaan lain. Semua teknologi seksi di dunia tidak berarti apa-apa jika orang tidak memanfaatkan teknologi itu untuk meningkatkan operasi bisnis. Banyak masalah dapat diabaikan ketika eksekutif tidak berinvestasi di Manajemen Perubahan Organisasi (OCM). Itu bisa apa saja dari individu organisasi tidak memahami perubahan yang telah dibuat, kurangnya pelatihan yang tepat, proses bisnis tidak didefinisikan dengan baik, politik internal dan gangguan pertikaian atau peran dan tanggung jawab tanpa pemberitahuan-perubahan yang semuanya mengarah pada gangguan bisnis baik selama pelaksanaan dan setelah go-live.
Kondisi terburuknya, kebanyakan vendor ERP, sistem integrator dan konsultan ERP tidak dapat dengan baik mengatasi masalah ini secara bersamaan dengan faktor orang. Mereka tahu dengan sangat baik perangkat lunak atau software mereka serta menyediakan ahli teknologi yang mampu mengkonfigurasi, membangun dan menguji solusi tersebut, tapi manajemen perubahan organisasi yang efektif tetap memerlukan keterampilan yang sama sekali berbeda. Hal ini menjelaskan mengapa tingkat kegagalan ERP telah begitu konsisten tinggi dalam industri ini. Meskipun mungkin hal ini tidak disengaja namun tetap menjadi masalah.
Conclusion
Kesimpulannya adalah: jika Anda ingin sukses dalam implementasi perangkat lunak perusahaan Anda, jangan meremehkan hal-hal non teknis. Sementara teknologi Software ERP sangat membantu, orang-orang di organisasi Anda harus dilatih untuk menggunakannya atau hal itu akan sia-sia. Luangkan waktu untuk secara jelas untuk mendefinisikan dan mengkomunikasikan peran serta tanggung jawab, mengidentifikasi proses bisnis yang spesifik dan bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi berbagai kelompok kerja. Perusahaan-perusahaan yang melakukan hal-hal baik yang sangat lebih berhasil daripada rekan-rekan mereka – terlepas dari spesifikasi software ERP, industri, ukuran perusahaan atau geografi.
Jika Anda tidak dapat atau tidak ingin menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk membuat komitmen untuk manajemen perubahan organisasi, mungkin layak mempertimbangkan kembali apakah Anda harus memutuskan untuk menempatkan software ERP sebagai urutan pertama.